ÎNTREBĂRI ȘI RĂSPUNSURI - seminar de informare -

În caietul de sarcini se pot face referiri la un manual de comunicare în limba engleză? Există o variantă în limba română (versiune tradusă agreată) care să poată fi pusă la dispoziția beneficiarilor?

Se pot face referiri la Manualul de identitate vizuală pus la dispoziția promotorilor de proiecte de OP (existent și pe pagina web a Programului – Secțiunea Proiecte – Documente implementare), dar nu există o traducere oficială integrală a Communication and Design Manual.

În cererea de finanțare a fost prevăzută ca și cerință: „experții care vor presta serviciile de management să fie atestați / certificați CNFPA în domeniul managementului de proiecte / cursuri în domeniul managementul fondurilor europene / experiență în derularea proiectelor cu fonduri nerambursabile demonstrată prin participarea la cel puțin un proiect”, dar din punct de vedere al principiilor în baza cărora se desfășoară achizițiile acestea sunt condiții restrictive. Se vor mai introduce în caietul de sarcini aceste cerințe?

Aceste cerințe se pot introduce și în caietul de sarcini cu condiția să nu fie cumulative.
Se consideră cerință excesivă doar solicitarea ca experiența specifică a managerului de proiect să fie realizată în calitatea acestuia de manager de proiect atestat/certificat CNFPA, respectiv ca acesta să fi participat ca manager de proiect în cel puțin un proiect după obținerea atestatului/certificatului CNFPA.

Dacă se elimină din caietul de sarcini aspectele de la punctul 2, este necesară transmiterea unei notificări?

Da.

Anunțurile de proiect trebuie să publicate în ziare și la parteneri?

Cu privire la anunțurile aferente achizițiilor publice, în cazul beneficiarilor privați, este obligatorie NUMAI publicarea anunțului pe pagina web www.fonduri-ue.ro secțiunea „Achiziții privați”. În cazul autorităților contractante, publicarea anunțurilor aferente achizițiilor publice se va face conform nr. OUG 34/2006, cu modificările și completările ulterioare.
În ceea ce privește comunicatele de presă aferente proiectului, este recomandat ca acestea să fie publicate și pe pagina web a partenerului.

Este obligatoriu ca informațiile publicate prin diferite instrumente (mass-media, internet etc.) să fie bilingve?

Nu este obligatoriu pentru toate materialele de comunicare, ci doar pentru paginile web dedicate proiectelor care beneficiază de un sprijin financiar de cel puțin 150.000 euro sau care este dezvoltat în parteneriat cu entități din state donatoare.

Cum se transferă sumele din avansul primit de la OP către partenerul extern? Conform acordului de parteneriat, contul bancar al partenerului este deschis la o bancă din Islanda, țara de origine a partenerului.

Sumele se transferă în euro în contul bancar al partenerului, fie în avans, ținând seama de planificarea activităților derulate de acesta, fie prin rambursarea cheltuielilor deja efectuate de partener.

Contractul de finanțare trebuie tradus în limba engleză și transmis partenerului de proiect?

Numai dacă există o solicitare în acest sens din partea partenerului.

Facturile partenerului extern trebuie traduse în limba română / engleză?

În cazul partenerilor străini se va accepta pentru justificarea cheltuielilor efectuate un raport de verificare a cheltuielilor (elaborat de un auditor independent și certificat în statul donator respectiv). Documentul va fi tradus în limba română/engleză, semnat şi ştampilat de promotor pentru conformitatea traducerii.

Facturile partenerului norvegian trebuie inscripționate de către acesta conform prevederilor art. 5 alin (3) din contractul de finanțare?

În cazul partenerilor străini se va accepta pentru justificarea cheltuielilor efectuate un raport de verificare a cheltuielilor (elaborat de un auditor independent și certificat în statul donator respectiv). Documentul va fi tradus în limba română/engleză, semnat şi ştampilat de promotor pentru conformitatea traducerii. În acest caz, facturile partenerului nu sunt prezentate OP.

În formularul de raportare financiară, pentru stabilirea valorii în euro, se va folosi cursul InforEuro de la data plății?

Da.

Referitor la prevederile art. 5 alin (2) din contractul de finanțare prin care se menționează faptul că reprezentantul legal semnează copiile documentelor justificative, este posibil ca acestea să fie semnate de către o persoană (din echipa de implementare) împuternicită în acest scop prin dispoziție?

Documentele justificative pot fi semnate pentru conformitate cu originalul de o persoană desemnată prin dispoziție/împuternicire a reprezentantului legal.

Partenerul de proiect trebuie să transmită documentația de achiziție aferentă serviciilor de audit?

Raportul de audit va fi însoțit de o declarație pe proprie răspundere a partenerului de proiect conform căreia procedurile de achiziție (publică) în cadrul proiectului s-au derulat conform legislației naționale aplicabile.

Raportul de audit al partenerului norvegian poate fi în elaborat în limba engleză?

Da.

Partenerul de proiect trebuie să completeze în limba engleză formularele de raportare: Raport intermediar de progres și Raportul financiar pentru activitățile în care acesta este implicat?

Partenerul străin nu completează raportările către OP. Informațiile furnizate în Rapoartele intermediare de progres trebuie asumate în totalitate de către promotorul de proiect.

Partenerul norvegian trebuie să prezinte rapoarte lunare de activitate pentru justificarea activității desfășurate în cadrul proiectului? Există un model?

Periodicitatea raportării de către partener este stabilită de promotorul de proiect, în funcție de termenele impuse în contractul de finanțare pentru predarea RFI. Nu există un model standard de raportare a activității partenerului.

Ce condiții de experiență similară trebuie specificate în fișa de date pentru operatorii economici care vor participa la achiziția de lucrări de pictură?

Dacă obiectivul la care se execută lucrările de pictură este monument istoric înscris în Lista monumentelor istorice,în fișa de date/specificațiile tehnice se poate solicita prezentarea atestatului Ministerului Culturii pentru conservare/restaurare pictură murală și/sau pe lemn, conform Normelor metodologice privind atestarea specialiștilor în domeniul monumentelor istorice aprobate prin Ordinul nr. 2398/25 iunie 2008.
În situația în care obiectivul la care se execută lucrările de pictură nu este monument istoric, în fișa de date/specificațiile tehnice se poate solicita ca personalul care va executa lucrările de pictură să fi participat într-un contract în care au fost realizate lucrări de pictură, fără a impune realizarea unei anumite cantități/valori.
Recomandarea este cu caracter orientativ, responsabilitatea implementării activității de achiziție revine în totalitate promotorului de proiect.

Există un model standard de notificare ce vizează aspecte care nu conduc la încheierea unui act adițional la contractul de finanțare?

Modelul standard pentru notificări se regăsește pe pagina web a Programului – Secțiunea Proiecte – Documente implementare.

Cum vor fi verificate de către OP procedurile de achiziție (evaluare ex-ante/ex-post)?

Procedurile de achiziții vor fi verificate astfel:
- raportat la prevederile OUG 34/2006 și HG 925/2006, cu modificările și completările ulterioare, în cazul autorităților contractante
- raportat la prevederile Ordinului nr. 1120/2013 și ale Ordinului nr. 1191/2014 în cazul beneficiarilor privați.
Verificarea se face ex-post, cu excepția unui eșantion stabilit și comunicat de către OP în timp util, pentru care se va face și verificare ex-ante.

Care sunt fazele de implementare la care este necesară participarea reprezentanților OP?

Nu este necesară participarea reprezentanților OP la toate fazele de implementare a proiectului. OP va efectua vizite de monitorizare după informarea oficială a promotorului de proiect cu 2 săptămâni în avans sau vizite ad-hoc.

Când se poate solicita o altă plată a prefinanțării? Doar cu ocazia unei raportări sau și între raportări, dacă s-au cheltuit 70% din bani?

Transferul următoarei tranșe de pre-finanțare se operează doar în situația în care s-au realizat plăți în valoare de cel puțin 70% din prefinanțarea primită anterior. Dacă nu se reușește cheltuirea a cel puțin 70% în cadrul perioadei de raportare de 4 luni, aceasta se poate prelungi până la 6 luni.

Ce trebuie să facem în cazul în care termenul estimat în proiect pentru încheierea unei achiziții este depășit? E posibil ca procedura să fie demarată la termen, dar din cauze birocratice, de exemplu, să dureze mai mult decât perioada estimată?

Orice modificare a planului de achiziții trebuie notificată OP, conform modelelor și instrucțiunilor de completare puse la dispoziție de OP.
În ceea ce privește procedura de achiziții, în fișa de date/specificațiile tehnice se va preciza termenul de finalizare a proiectului, respectiv 30.04.2016, ca dată limită de finalizare a contractului. Sub nici o formă nu se va accepta depășirea termenului limită menționat.

În cazul proiectelor se aplică ordinul Ministrului Fondurilor Europene nr. 989 din 29 septembrie 2014 referitor la plafoanele achizițiilor de echipamente IT?

Nu, ordinul MFE este aplicabil Programului Operaţional Sectorial „Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013".Cu toate acestea, promotorul trebuie să poată proba că achiziția s-a realizat la prețul pieței, raportat la utilizarea echipamentului în proiect.

Ce trebuie să conțină raportul de audit al partenerului extern efectuat de firma de audit din Norvegia?

Raportul de audit trebuie elaborat de un auditor independent și certificat. Raportul de audit certifică faptul că cheltuielile solicitate sunt efectuate în conformitate cu Regulamentul privind implementarea Mecanismului Financiar al Spațiului Economic European 2009-2014, legea națională, practicile contabile și procedurile de achiziții publice din țara partenerului de proiect și cu prevederile acordului de parteneriat.

Este posibil ca în caietul de sarcini aferent procedurii de achiziție să fie clarificate cerințe tehnice prezentate în cererea de finanțare cu caracter general?

Specificațiile tehnice prezentate generic în cererea de finanțare trebuie detaliate, în nici un caz modificate, în documentele procedurii de achiziție publică/procedurii simplificate. Acestea trebuie elaborate într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

Există vreo procedură de transfer a echipamentelor între partenerii și promotorii de proiect?

Pe parcursul implementării proiectului, echipamentele pot fi transferate de la promotor la partener în baza unui Proces verbal de custodie. La finalizarea proiectului, acestea vor reveni organizației care va asigura sustenabilitatea proiectului.

Se pot face realocări bugetare în timpul proiectului din liniile bugetare unde s-au făcut economii către linii care nu au avut prevăzut buget.

Dacă linia bugetara nu a avut prevăzut buget inițial nu a existat nici activitate aferentă. Prin urmare linia bugetară către care se dorește realocarea de sume trebuie să aibă în corespondent derularea unei noi activități. Conform art. 19 din contractul de finanțare, includerea de noi activităţi eligibile care să contribuie la atingerea rezultatelor, indicatorilor şi obiectivelor specifice ale proiectului se realizează prin încheierea unui act adițional cu OP.

Lista de echipamente poate fi suplimentată cu accesorii pentru echipamentele prevăzute deja în proiect în limita fondurilor alocate capitolului de achiziții?

Orice modificare a contractului de finanțare și a anexelor sale se realizează cu acordul OP, prin transmiterea unei notificări și a unor documente justificative care să probeze necesitatea modificării.

Poate fi extinsă perioada de achiziții prevăzută în Calendarul activităților?

Orice modificare a contractului de finanțare și a anexelor sale se realizează cu acordul OP, prin transmiterea unei notificări. Atenție! Termenul de execuție/prestare/livrare nu poate depăși data limită de 30 aprilie 2016.

Care va fi forma contractuală agreată pentru angajarea membrilor echipei de proiect și a experților?

Se va ține cont de legislația aplicabilă promotorului/partenerului. OP acceptă contracte individuale de muncă, contracte civile și/sau contracte de cesiune a drepturilor de autor sau a drepturilor conexe.

Pentru poziția de Coordonator partener Norvegian, bugetat în Cheltuieli de management- care este forma contractuală agreată, în condițiile în care persoana este nerezidentă în România?

Având în vedere faptul că costurile sunt încadrate la Cheltuieli de management, acesta trebuie să fie angajat al partenerului de proiect, conform legislației aplicabile acestuia.

Ce fel de contract trebuie încheiat  cu experți din cadrul proiectului pentru a putea fi decontate cheltuielile de deplasare?

Aceste cheltuieli pot fi decontate în cadrul oricărui tip de contract încheiat cu experții, în condițiile în care contractul prevede decontarea acestui tip de costuri, iar în bugetul proiectului sunt prevăzute costuri pentru deplasarea experților.

Pe perioada de implementare a proiectului, în cazuri justificate, poate fi acceptată suplimentarea numărului  de  membri  ai  echipei  de  management?

OP acceptă, în cazuri excepționale, înlocuirea justificată a unor membri ai echipei de implementare a proiectului cu persoane cu experiență similară. Solicitările de modificare a echipei de implementare, în sensul suplimentării numărului de posturi, vor fi analizate punctual în momentul primirii acestora și a documentelor justificative.

Responsabilul financiar al proiectului poate fi remunerat pe baza unui contract de colaborare/contract civil de prestare servicii, ca persoană fizică sau este necesar ca acesta să fie angajat cu contract individual de muncă?

Depinde de încadrarea în capitole bugetare a cheltuielii aferente remunerării responsabilului financiar (cheltuieli de management/cheltuieli de consultanță/ onorarii experți). OP acceptă contracte individuale de muncă, contracte civile și/sau contracte de cesiune a drepturilor de autor sau a drepturilor conexe.

Partenerul norvegian poate realiza achiziții (ex. bilete avion) de pe un card de credit de persoana fizică, cu factura aferentă emisă pe numele organizației sau este necesar ca plata să fie făcută de pe cardul de credit al organizației?

Da, dacă legislația le permite și numai dacă factura este emisă pe numele organizației partenere.

Cum va fi raportată/ monitorizată cheltuirea eventualelor venituri generate de proiect pe o perioadă de 5 ani după finalizarea acestuia?

Prin raportările post-implementare, în perioada de sustenabilitate.

În cadrul proiectului, se pot face plăți în numerar sau doar prin ordin de plată?

Se acceptă și plăți în numerar către furnizori persoane juridice, până la plafonul de 2.000 lei.